Курсы валют

Биржевой курс
$  59.45
 69.85
  • Первый Неофициальный
    21 июня в 12:25
    «Неофициально» с послом Швейцарии Ивом Россье
  • Первый Неофициальный
    15 июня в 0:19
    «Неофициально» с послом Ирака Хайдаром Мансур Хади
  • Первый Неофициальный
    3 июня в 14:41
    «Неофициально» с послом Сербии Славенко Терзичем
  • Первый Неофициальный
    18 мая в 13:18
    «Неофициально» с Евгением Нониным и Владиславом Тороповым
  • Первый Неофициальный
    24 апреля в 18:46
    «Неофициально» с послом Ганы Кодзо К. Алабо
  • Первый Неофициальный
    19 апреля в 14:47
    «Неофициально» c послом Дании Томасом Винклером
  • Первый Неофициальный
    19 марта в 22:24
    «Неофициально» с Юрием и Кириллом Игошиными
  • Первый Неофициальный
    16 февраля в 14:43
    «Неофициально» с главой города Люберцы Владимиром Ружицким
  • Первый Неофициальный
    9 февраля в 15:36
    «Неофициально» с Ильей Тимошиным
  • Первый Неофициальный
    2 февраля в 17:59
    «Неофициально» с послом Таджикистана Имомуддином Сатторовым
  • Первый Неофициальный
    30 января в 14:56
    «Неофициально» с Ахмедханом Адиловым
  • Первый Неофициальный
    27 января в 15:47
    «Неофициально» с послом Болгарии Бойко Коцевым
  • Первый Неофициальный
    10 января в 0:04
    «Неофициально» с Эдуардом Хусаиновым
  • Первый Неофициальный
    7 января в 13:18
    «Неофициально» с Николаем Федоровым
  • Первый Неофициальный
    5 января в 13:02
    «Неофициально» с Александром Бахтиным
  • Первый Неофициальный
    3 января в 13:59
    «Неофициально» с Алексеем Тищенко
  • Первый Неофициальный
    29 декабря в 15:19
    «Неофициально» с Энрико Колонной
  • Первый Неофициальный
    26 декабря в 13:42
    «Неофициально» с Александром Лебзяком
  • Первый Неофициальный
    24 декабря в 4:04
    Новости на «Первом неофициальном»
  • Первый Неофициальный
    22 декабря в 2:06
    «Неофициально» с Кириллом Подольским
  • Первый неофициальный
    25 ноября в 1:51
    «Неофициально» с Хоакином Пастраной
  • Первый неофициальный
    19 ноября в 22:04
    «Неофициально» с Виктором Самоходкиным и Вячеславом Задорожневым
  • Первый неофициальный
    24 октября в 22:28
    «Неофициально» с Александром Кузьменко
  • 17 октября в 21:04
    «Неофициально» с Послом Бахрейна
  • Первый неофициальный
    14 октября в 23:52
    «Неофициально» с Послом Испании
  • Первый неофициальный
    6 сентября в 18:51
    «Неофициально» с Послом Боливии
  • Первый неофициальный
    5 сентября в 7:30
    «Неофициально» с Екатериной Поповой
  • Первый неофициальный
    21 июля в 17:36
    «Неофициально» с послом Киргизии
  • 6 июля в 18:57
    «Неофициально» с Вели Мамедовым
  • 1 июля в 18:56
    «Неофициально» с послом Кипра
  • 24 мая в 13:31
    «Неофициально» с российским спортсменом Александром Карелиным
  • 23 мая в 22:31
    «Неофициально» с президентом Ингушетии Юнус-Беком Евкуровым
  • 22 мая в 22:50
    «Неофициально» с послом Узбекистана в России Илхомжоном Нематовым
  • 21 мая в 18:43
    «Неофициально» с экс-послом Италии в России Витторио Клаудио Сурдо
  • 20 мая в 20:21
    «Неофициально» с послом государства Кувейт в России Нассером Х. Аль-Музайаном
  • 19 мая в 18:46
    «Неофициально» с Германом Каплуном
  • 29 июня в 10:08

    Электронный архив своими руками

    Юлия Ипатова

    Юлия Ипатова

    Все компании сталкивались с проблемой увеличения объема документов. Получить доступ в архив не всегда просто, а это увеличивает срок поиска документа и, естественно, отнимает рабочее время. Все эти проблемы может решить создание электронного архива – это будет выгодно при большой базе документов и, конечно, очень удобно с точки зрения документооборота внутри самой компании. Такой архив – не просто хранение бумажных копий (которые мы получаем, вводя данные в таблицы или используя сканер), но и различные медиафайлы – фотографии, видеоданные и т.д.

    Самостоятельно создать такую программу – задача, которая на деле вовсе не такая сложная, как это может показаться на первый взгляд. Электронный архив может быть создан самостоятельно на базе программ Excel или Access. Многие сталкиваются с ними в своей повседневной работе, поэтому, приложив немного усилий, в результате можно получить систему, которая очень упрощает рабочий процесс и экономит время.

    Программист Иван Денисов рассказывает: «Конечно, архив, созданный самостоятельно, будет отличаться от профессионального аналога. Первое и главное отличие – в «самодельном» архиве отсутствует функционал, связанный с управлением правами доступа и все, что с этим связано. Можно сказать, что «свой» архив – поисковая база, к которой все имеют доступ. Один из важнейших критериев профессионального электронного архива – его надежность. Если же мы говорим о созданном самостоятельно, то все будет зависеть от того, кто имеет доступ к файлу, насколько защищено устройство, на котором этот файл находится, ведь, например, компьютер может выйти из строя, файл может быть удален из-за неумелого использования программы; никто не застрахован от этих случайностей. В таком случае надёжность можно обеспечить лишь создавая копии исходного файла или используя специальные программы (хотя это уже не базовый функционал).

    Нельзя сказать, что между профессиональной и самодельной версией лежит огромная пропасть. Конечно, в первом будет, например, богаче функционал поиска, но и создавая свой электронный архив, возможно приблизиться к профессиональным стандартам. Это основные отличия, все остальное – лишь некоторые дополнительные функции, которые расширяют возможности пользователей электронного архива, но, например, небольшим компаниям не всегда необходимы».

    Почему у пользователей возникает необходимость создать электронный архив самостоятельно? Прежде всего, конечно, дело в стоимости профессиональных программ. Самая простая система стоит около 200 тысяч рублей, цена суперсовременной версии может доходить до 5 миллионов. Во-вторых, как ни парадоксально, некоторые компании просто не нуждаются в профессиональных аналогах, потому что не представляют, как с ними работать. Особенно это касается небольших фирм: у них нет сотрудников, способных качественно внедрить такую программу в рабочий процесс. Когда руководитель задумывается об электронном архиве, он не всегда понимает, как это будет работать на практике, окупятся ли затраты и т.д. Даже несмотря на то, что можно пообщаться с разработчиками, сомнения все равно остаются. Когда же Вы сами создаете электронный архив, Вы ориентируетесь прежде всего на нужды своей компании, а значит, вероятность, что это будет эффективно работать, гораздо выше.

    Денисов уверен: «В Excel можно реализовать очень многое. Эта программа позволяет работать с таблицами, а ведь основа электронного архива – именно таблица. Прикрепляя к ней графический образ в виде гиперссылки, мы уже создаем электронный архив, важно лишь правильно его наполнить. И все это достаточно просто реализовать».

    Когда человек впервые задумывается о возможности создания электронного архива своими руками, он сталкивается с тем, что информации на эту на тему в интернете не так уж много. Но это не так. Просто искать ее нужно не на специализированных сайтах, а не форумах, где люди обсуждают проблемы и предлагают их решение. Все начинается довольно банально: делая первые шаги, человек сталкивается с тем, что ему не хватает иногда даже каких-то базовых знаний. Здесь и приходит на помощь опыт других людей, ведь в интернете очень много любителей, которые что-то создают, и у них часто можно найти ответы на многие вопросы. Конечно, можно поискать и в учебниках. Главное – уметь вычленить необходимое, ведь часто учебные пособия перегружены информацией, которую трудно воспринимать.

    Однако все эти знания – лишь разрозненные кубики, из которых сложить целое очень непросто. Самое главное в работе – понимать, что ты хочешь получить в итоге, для чего ты это делаешь. В книгах не найти ответа на этот вопрос. Человек, у которого есть хотя бы минимальный опыт работы с программой Excel, сможет это сделать, если он представляет, для чего ему нужен электронный архив. Многие боятся сделать первый шаг, им кажется, что это – недоступная область, но на деле все проще, ведь это не информатика, а прикладная работа с офисными программами, знакомыми почти каждому. И эти программы описаны, всегда есть, куда обратиться за помощью.

    Часто людям кажется, что, как только они начнут работать, все пойдет не так, у них возникают опасения, связанные, например, с объемом данных. В Excel 2003 максимальное количество строк – 65 тысяч. Много это или мало? Сложно ответить, потому что для некоторых компаний будет достаточно и тысячи, а у некоторых – огромные архивы. Но уже в версиях 2007 или 2010 года количество строк превышает миллион, это подойдет практически для всех.

    Как же сделать так, чтобы в итоге все работало и приносило пользу? Таким вопросом задаются даже те, кто покупает профессиональную программу. Покупатели знают, что программа обладает каким-то функционалом, в ней можно что-то делать – сохранять, печатать и т.д. – но как это будет полезно именно для них? Когда сам создаешь архив и ориентируешься на собственные нужды, всегда можно как-то модернизировать программу, «подогнать» под себя.

    Получится ли внедрить такое нововведение – зависит полностью от самой компании. В самом электронном архиве нет ничего сложного, 50 процентов успеха – грамотное построение файла, другие 50 – как он будет внедрен в жизнь коллектива. В этом очень многое зависит от руководителя. Ведь даже самая дорогая и эффективная программа не принесет пользы, если не объяснить сотрудникам, зачем она, как она работает, какие результаты можно получить с ее помощью. Без всего этого ничего не будет работать должным образом.

    Очень важно правильно заполнять электронный архив, тут необходимы довольно строгие правила, которых стоит придерживаться всем сотрудникам. Тогда при выполнении всех регламентов электронный архив действительно сможет очень помочь в работе – ведь теперь, для того, чтобы найти тот или иной документ или посмотреть на какой-либо договор, не нужно даже вставать с рабочего места – все это находится под рукой, и поиск не займет больше нескольких секунд.

    Денисов считает, что главное – не бояться: «Ошибки, которые мы, безусловно, совершим в работе, вовсе не страшны – напротив, с их помощью мы можем чему-то научиться. Когда мы приступаем, у нас есть файл, с которым мы можем делать все, что захотим. Поэтому, даже если что-то пойдет не так, всегда можно вернуться к определённой точке работы и попробовать снова (создав предварительно копию файла). Нужно суметь преодолеть психологический барьер и начать с малого. Многие, столкнувшиеся с первыми трудностями, откажутся пробовать дальше, но это неправильно. Мне приходилось видеть очень серьезные программы на базе Excel или Access».

    Как говорит Иван, у этих систем оставались все те риски, о которых сказано выше, но тем не менее это прекрасные программы, которые во много раз облегчают работу с документами. И их тоже когда-то лишь «попробовали» сделать – это лишний раз доказывает, что и профессиональные программы выросли из таблиц, просто постепенно они обрастали функционалом и совершенствовались. И продолжают это делать, потому что предела, как известно, нет.

    0 комментариев

    × Вы должны войти, чтобы иметь возможность обсуждения


    Читайте также
    Ещё статьи